Entenda como otimizar os processos e a performance da sua empresa

Quando falamos em otimizar os processos, queremos chamar a atenção para a importância de sermos eficientes. A ideia de produzir mais com os mesmos recursos — se possível, até menos — é essencial para gerar economia, competitividade e qualidade na entrega dos resultados. Então, se é isso que a sua empresa precisa, você está no lugar certo.

Deseja otimizar os processos internos em sua organização? Nas próximas linhas, acompanhe as 6 melhores práticas para isso!

Mapeie os processos

Otimizar os processos parte do pressuposto de que erros precisam ser corrigidos. Então, é necessário entender como cada etapa interno funciona.

A melhor maneira para isso é mapear as suas tarefas. Por exemplo, você pode desenhar um fluxograma com todos os estágios (início à conclusão) dos seus processos. A ideia é entender alguns fatores importantes, como:

  • Quanto tempo é gasto em cada atividade?
  • Quanto dinheiro é investido em cada etapa?
  • Quais os insumos (informações e materiais) consumidos?

Identifique os gargalos

Por meio do mapeamento, você terá condições de identificar os problemas que travam o andamento dos processos. Será possível notar se um recurso está sendo usado de forma exagerada ou se está faltando funcionários para dar conta de uma determinada tarefa. Em suma, o objetivo é ter uma visão clara dos pontos fracos e críticos de todas as etapas.

Atualize métodos de gestão e operação

A partir da identificação dos gargalos, é aconselhável repensar os seus processos. Você deve se reunir com a sua equipe criar novos métodos para fazer as mesmas atividades, redefinir metas e estabelecer o que, de fato, é prioritário ou secundário.

Essa é a fase onde a otimização começa a tomar forma. Nisso, a atualização dos seus processos administrativos, gerenciais, táticos e operacionais têm um papel fundamental. No setor de marketing, por exemplo, uma atualização imprescindível é a implementação gradual de metodologias atuais e inovadoras, como o Inbound Marketing e o Marketing de Conteúdo.

Automatize as tarefas

A informatização é uma das melhores maneiras de otimizar os processos. Plataformas de automação, como ERPs (sistemas de gestão integrada), ferramentas de comunicação interna e CRMs (gestão de relacionamento com os clientes) reduzem o trabalho manual, integram setores, evitam o retrabalho e tornam as tarefas mais ágeis. Enfim, é difícil pensar atualmente em eficiência sem automatização.

Treine os seus colaboradores

Quando citamos a importância de repensar e automatizar tarefas, é relevante que os colaboradores sejam treinados para dar conta dessas mudanças, para que o seu pessoal esteja devidamente capacitado para otimizar os processos. Mais do que treinamento, é bom imaginar algumas estratégias para motivar os funcionários.

Normalmente, essas alterações podem gerar um certo desconforto em profissionais acostumados a determinados métodos. Portanto, trate de incentivá-los com ações de endomarketing, premiações alinhadas às metas ou esclarecendo a influência positiva que as mudanças trarão para a empresa.

Monitore os processos

A fase de monitoramento é como um mapeamento dos processos em um estágio mais avançado. Aqui, os novos e/ou ajustados métodos serão analisados pelos resultados entregues e comparados com as tarefas antigas. Para isso, você deve utilizar algumas métricas para medir e comparar o desempenho, como custos, retorno por investimento e tempo gasto nas atividades.

O monitoramento trará, também, uma nova visão sobre os pontos fortes e fracos dos seus processos. Afinal, por mais que mudanças sejam feitas para melhor, sempre haverá um pequeno gargalo que poderá ser eliminado.

Otimizar os processos segue uma linha lógica de atividades que variam desde o mapeamento das tarefas, passando pela implantação de processos remodelados até o monitoramento dos novos resultados. A ideia é que essa melhoria vire uma cultura em sua empresa, que seja feita de forma contínua para evitar o acúmulo de possíveis falhas e, assim, aumentar a sua produtividade interna.

Percebeu como você pode otimizar os processos em sua empresa? Se você curtiu este post, passe a nos seguir no Facebook e em nossas outras redes sociais!